El e-mail es una de las herramientas digitales que, probablemente, más utilizas en tu vida cotidiana. Bien sea por trabajo o a nivel personal, usarlo de una forma eficiente evitará que adoptes malos hábitos y que tu comunicación sea mejor y más segura. Descubre cómo lograrlo.

En el mundo hay más de 4 mil millones de usuarios de correo electrónico y, en promedio, se envían y reciben más de 300 mil millones de e-mails diariamente, según datos de Statista. Las cifras reflejan el alcance universal y la importancia que tiene esta vía de comunicación en nuestra sociedad. Además, gracias a la expansión de Internet en dispositivos electrónicos como los teléfonos inteligentes, puedes consultar la bandeja de entrada en cualquier momento y lugar para enviar y recibir mensajes.

De todas maneras, así como el acceso ilimitado al correo electrónico sirve como una herramienta efectiva durante tu día a día en el trabajo, estudio o actividades personales, también podría ocasionarte algunos inconvenientes si no lo gestionas adecuadamente. Hábitos como contestar inmediatamente a cada uno de los mensajes, enviar más información de la necesaria o revisar constantemente el correo, entre otros, podrían tener efectos negativos en tu desempeño profesional o tu bienestar personal.

¿Cómo identificar malos hábitos con el correo electrónico?

Martín trabaja para una compañía que tiene oficinas en varias partes del mundo. A través del correo electrónico se comunica con compañeros y clientes de otros países para hacer seguimiento de los servicios que prestan. Por ello, diariamente envía y recibe mucha información. Sin embargo, últimamente se ha dado cuenta de que dedica una gran parte de su jornada laboral a leer y contestar mensajes, posponiendo, incluso, otras tareas más importantes. Estas dos señales le sirvieron para identificar que tenía malos hábitos con su e-mail.

• Dificultad para terminar tareas. Tanto en el entorno laboral, educativo o en el personal, las personas dejan de hacer cosas por dedicar más tiempo al correo electrónico. En el caso de Martín, notó que cada vez que le llegaba un mensaje nuevo lo respondía al instante quitándole tiempo y atención a la actividad que estaba realizando. Al final del día se le acumulaban varias tareas. En tu caso, también puede que te lleve más tiempo terminar el trabajo, así como leer un libro, ver una película, estudiar, comer, entre otras actividades cotidianas.
• Ansiedad por consultar el correo. Cuando estaba en la oficina frente al ordenador e, incluso, cuando estaba en casa o dando un paseo, verificaba su bandeja de entrada reiteradamente por si tenía un mensaje nuevo. Pensar que le pudiese llegar un e-mail urgente y que se quedara sin responder le causaba inquietud e inseguridad. Esta señal es más frecuente de lo que parece y no solo con el correo electrónico, sino también con las redes sociales en general.

Por si te resulta difícil identificar con claridad las dos señales anteriores, existen otras opciones para intentar averiguar si tienes malos hábitos con el correo electrónico. Una de ellas es utilizando la propia tecnología. A través de aplicaciones digitales para los teléfonos inteligentes, o de algunas de las cuentas de correo, es posible obtener datos objetivos sobre la cantidad de veces que accedes a la bandeja de entrada, el número de mensajes que gestionas diariamente o cuánto tiempo permaneces en la herramienta de correo, entre otras. Con esta información podrás hacerte una idea más precisa de tus hábitos y tomar medias si es necesario.

Consejos para ser eficiente con el uso del correo electrónico

Más allá de la cantidad de mensajes que lleguen a tu bandeja de entrada, lo primero que debes tener claro es que no toda la información es igual de relevante o urgente ni requiere el mismo tiempo o atención. Estas recomendaciones te ayudarán a gestionar adecuadamente tu e-mail.