La digitalización nos ofrece un amplio abanico de posibilidades: una de ellas es la firma electrónica de documentos oficiales y administrativos. ¿Cómo funciona y cómo podemos obtener una?

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es una serie de datos electrónicos vinculados a un documento que es, a su vez, también digital. Se trata, por lo tanto, de un concepto que puede llegar a ser equivalente al de una firma manuscrita en un documento de papel. Esta rúbrica supone la aceptación de lo estipulado en el documento electrónico que la recoge, y por lo tanto, se da por validado el contenido del mismo, ya sea un contrato, un archivo administrativo o un documento personal, entre otros. 

Teniendo en cuenta esta definición, podemos diferenciar entre tres tipos de rúbricas:

• La firma electrónica simple, que está formada por los datos electrónicos que emplea el usuario para llevar a cabo la firma. 
• La firma electrónica avanzada, que nos ofrece la posibilidad de identificar a la persona firmante, así como de detectar cualquier modificación de los datos estipulados en el documento sellado.
• Y la firma electrónica cualificada, que puede llegar a tener la misma validez jurídica que una firma hecha a puño y letra. 

¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica?

Este tipo de rúbrica aporta una serie de ventajas respecto a la forma tradicional de firmar documentos, una serie de elementos al cobijo de la digitalización como son la autenticidad, la seguridad, la reducción del uso de papel o el incremento del nivel de agilidad para ciertos procesos administrativos, entre otros.

¿Cómo digitalizo mi firma?

Solicitar, crear, descargar u obtener una firma electrónica por parte de un usuario depende de diversos factores, así como del lugar de residencia de la persona, pues cada país estipula un uso determinado de la misma en función de la normativa jurídica.

Por ejemplo, en el caso de España, para llevar a cabo la solicitud de la firma electrónica, y poder firmar con el Documento Nacional de Identidad electrónico, es imprescindible disponer de un hardware y software específicos para ello. Existen diversos documentos de identidad que permiten realizar trámites burocráticos y administrativos online: con el DNIe podemos firmar documentos oficiales mediante un ordenador, y con el DNI 3.0, por ejemplo, podemos firmar mediante NFC, como si se tratara de una tarjeta de crédito contactless.

En otros países, como Argentina, Chile o México, la firma electrónica también está supeditada a normativas jurídicas en las que se estipula cuál es su utilidad y su equivalencia a la hora de ponerla en práctica. Se trata, por lo tanto, de un hecho que varía según cada país. 

¿Las firmas electrónicas son seguras?

Este tipo de firmas están amparadas por las normativas legales del marco jurídico de cada país con el fin de asegurar la autenticidad del firmante y atestiguar la integridad del documento sellado. Por lo tanto, están dotadas de un alto grado de seguridad.

Además, desde el punto de vista tecnológico, y con el objetivo de certificar su seguridad, interviene el hash, una función criptográfica que asegura que el mensaje o documento no se ha modificado y la firma es auténtica. La obtención de esta tecnología también puede resultar muy útil para las empresas, tal y como subrayan desde Santander Argentina.

¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

Ambos términos son muy parecidos y la diferencia entre ellos reside en el nivel de seguridad.

Por un lado, la firma digital se basa en una técnica numérica que se emplea para validar un mensaje o un documento digital, cuya finalidad es certificar la autenticidad de los documentos. Es decir, es una forma de sellar un documento para certificar que no se puede alterar y que pertenece a la persona que indica. Para obtener una firma digital, suele ser necesario una clave pública o un certificado, como podría ser un DNI electrónico, por ejemplo. Para obtenerla, es necesario consultar a las autoridades públicas de cada país. Una vez la hemos conseguido, digitalizaremos nuestra firma con la ayuda de los programas informáticos óptimos para cada caso.

Por otro lado, la firma electrónica, como hemos comentado anteriormente, está formada por una serie de datos electrónicos que, a su vez, acompañan a un documento en el mismo formato. La firma se produce vía electrónica, y de esta forma, queda constancia de la fecha y el momento en el que se ha llevado a cabo. Posee una naturaleza jurídica.

También es importante recordar que firma digital y firma digitalizada tampoco son el mismo concepto y que, aunque se asemejan mucho, su principal diferencia es, como ocurre con la firma electrónica, el nivel de seguridad que aporta cada una de ellas.